L’INTRANET, UN OUTIL DE GESTION EFFICACE

De façon générale, les organisations accordent une très grande place à la transmission d`informations, qui se fait de manière descendante (du haut vers le bas). En effet, elles mettent en place diverses structures en vue de faciliter cette transmission. Certaines autres disposent plus d`espace à la pratique de la communication bidirectionnelle (descendante et ascendante).

Il y en a d’autres, enfin, dont le style de gestion ouvre la voie  à la pratique de la communication horizontale. En ce sens, leur haute direction encourage les différents paliers de l’organisation à  échanger en vue d’atteindre les objectifs établis. Ce dernier type semble être plus ouvert à l’utilisation de l’intranet, qui devient désormais un incontournable dans les organisations, à l’ère de l’e-entreprise.

Au Québec, une entreprise sur trois dispose d’un intranet. À l’analyse des données disponibles, on constate que le taux augmente avec la taille de l’entreprise. C’est ainsi que 79% des entreprises de 500 personnes et plus sont équipées d’un intranet. 

L’intranet, c’est quoi et quelle est son importance ?

L’intranet se définit comme « un réseau informatique utilisé à l'intérieur d'une entreprise ou de toute autre entité organisationnelle qui utilise les mêmes protocoles qu'Internet (TCP, IP, HTTP, SMTP, IMAP, etc.) ». Grâce à lui, « gestionnaires et autres employés accèdent au bagage complet d’informations et d’outils dont ils ont besoin pour bien faire leur travail ».

Pour les organisations qui mettent beaucoup l’emphase sur le partage d’informations, l’intranet permet d’ « informer instantanément le personnel sur les nombreuses dimensions de l’entreprise, son environnement, les activités des unités ainsi que donner accès à des dossiers propres à chaque employé ».

Cet outil est aussi d’une aide précieuse pour celles dont la nature et la culture sont fondées sur la communication et les échanges (interactions). Il permet en effet de « créer des communautés virtuelles, de générer des discussions et des suggestions qui favorisent l’innovation, de collaborer, de renforcer le sentiment d’appartenance, d’utiliser la rétroaction ».

Le retour sur investissement (RSI)

Très peu d’entreprises (moins de 20%) ont déjà procédé à une évaluation formelle des retombées de leur intranet. Cependant, celles qui l’ont déjà effectuée sont nombreuses à reconnaitre que le sentiment d’appartenance de leurs employés a augmenté grâce à leur intranet. Elles constatent aussi l’amélioration de la collaboration et du partage d’expertise, l’accroissement de la productivité des employés et la diminution des coûts dans l’entreprise. En somme, la facilitation du travail des employés reste le principal bénéfice perçu.

L’intranet, selon Melcrum Research, est en mesure d’apporter des solutions aux principaux défis de l’organisation. Meilleures communications, processus améliorés, partage d’expertise, plus d’efficacité, réduction du papier et de coûts et la collaboration sont parmi ses nombreux avantages. La pratique de la communication horizontale est renforcée grâce au climat de familiarité et de fraternité que cet outil peut créer au sein de l`organisation.

Bien gérer la communication

La direction générale doit être sensible à cette dimension de la communication pour ne pas la laisser balloter dans l`informel. Une structure de gouvernance à l`intérieur de l`organisation aura la mission de gérer et de contrôler les pratiques communicationnelles, incluant l’intranet.

Cette structure permettrait ainsi à l`organisation de pouvoir anticiper et réagir aux évolutions perçues ou prévues. Elle lui permettrait aussi de développer une capacité d`écoute plus vive et plus précise. La règle est que les communications et les moyens de communication doivent être régis par une gestion plus efficace, qui tienne compte de la politique de communication privilégiée par la haute direction.

Quand tout va bien, la culture communicationnelle peut contribuer au succès d’une organisation; mais si il y a changement et turbulence, il peut y avoir distorsion et mal entendu dans les échanges. La direction peut même se trouver dans une situation où elle en perd le contrôle.